Sabedoria ao usar o e-mail

Comunicação no Século da internet em geral significa usar o e- mail,
e este apesar de extraordinariamente útil e poderoso, costuma inspirar
um temor monumental em humanos felizes e otimistas. Aqui estão nossas
regras pessoais para minimizar essa sensação de mau agouro.

1- Responda logo. há pessoas que você sabe que responderão prontamente
aos e-mails e há aquelas com quem não dá para contar. Tente fazer arte do
primeiro grupo. A maioria das melhores – e mais ocupadas – pessoas que
conhecemos respondem depressa aos e-mails não para nós ou para alguns
remetentes seletos, mas para todo mundo. Ser ágil nas respostas gera um ciclo
positivo de comunicação, e o resultado é que sua equipe e colegas ficarão mais
propensos a incluir você em discussões e decisões importantes.
Além disso, ter a agilidade nas respostas para todo mundo reforça a cultura plana
que você esta tentando estabelecer. As respostas podem ser bem curtas – ”entendi” é uma das
nossas favoritas. e quando você confia na sua capacidade de responder logo, as
pessoas sabem exatamente o que significa uma não resposta. No nosso caso,
costuma ser ”entendi, prossiga”. Isso é melhor do que o significado de uma não
resposta da maioria das pessoas : ”Estou assoberbado e não sei quando ou se vou
ler a sua mensagem; portanto, se você precisar da minha opinião, vai ter que esperar
no limbo um pouco. Além disso, eu não gosto de você ”.

2- Ao escrever um e-mail, cada palavra importa,mas conversa inútil, não.
Seja conciso se esta escrevendo um problema, defina-o com clareza. Fazer isso
exige mais tempo, não menos. É preciso escrever um rescunho, depois revisá-lo
e eliminar quaisquer palavras desnecessárias. pense na resposta do falecido
romancista Elmore Leonard á pergunta sobre seu sucesso como escritor:
”Eu deixo de fora os trechos que as pessoas pulam.”
A maioria dos e-mails é repleta de coisas que as pessoas pulam.

3- Veja os e-mail por ordem da caixa de entrada: o último a entrar é o primeiro a sair.
As vezes, as coisas mais antigas são resolvidas por outra pessoa.

4- Lembre-se de que você é um roteador. Quando receber uma mensagem com
informação útil, considere quem mais poderia se interessar também. No fim do dia,
reflita sobre os e-mail recebidos e se pergunte: ”O que eu deveria ter encaminhado,
mas não encaminhei,?”

5- Quando usar o recurso cco (cópia oculta), pergunte-se o motivo disso. A resposta
quase sempre é que você quer algo, o que é contraproducente e um gesto potencialmente
desonesto em uma cultura de transparência. Quando essa for a sua resposta, copie a pessoa
de forma aberta ou não copie.
O único caso em que recomendamos o recurso da cópia oculta é quando se esta removendo
alguém da discussão. Quando for ”responder a todos” e, uma longa série de e-mails, transfira
as pessoas que não são mais relevantes para a discussão para o campo cco e declare na
mensagem que fez isso. Elas ficarão aliviadas de ter uma mensagem irrelevante a menos
lotado a caixa de entrada.

6- Ajude a sua versão do futuro a encontraras coisas. Se receber algo que talvez possa
querer usar depois, envie para si mesmo com algumas palavras-chave que descreveram
o conteúdo. Pense consigo mesmo: ”Como vou procurar por isso mais tarde?” Depois,
quando procurar, provavelmente usará esses mesmos termos de busca. Isso não se milita
aos e-mails: aplica-se também a documentos importantes.

Avalie post