6 Fatores-chave que determinam o tempo que as agências levam para assinar novos clientes

Trazer novos clientes a bordo para uma agência nunca é fácil, mas quanto tempo deve levar para assiná-los?

Assegurar um novo cliente não só requer muito tempo e recursos, mas também pode exigir um investimento financeiro significativo. Sua equipe está envolvida em reuniões com prospects, construindo estratégias para eles e, por fim, alimentando o cliente potencial até que eles assinem o contrato.

Na verdade, encontrar novos clientes é o maior obstáculo que as agências de marketing enfrentam: assinar novos clientes com os maiores pontos de dor.

É por isso que manter os clientes satisfeitos a partir do momento em que você faz contato é super importante. Afinal, 23% das agências não conseguem atender às expectativas e metas dos clientes, o que pode ser devastador para a rentabilidade de uma agência. Porque apenas 1% de aumento na aquisição e retenção de seus clientes pode melhorar seu resultado final em 7%.

O artigo de hoje discute o processo de vendas da agência de marketing, quanto tempo leva para assinar novos clientes, como você pode acelerar o processo de entrada e manter os clientes satisfeitos ao longo do caminho.

1. Depende das necessidades do cliente

Embora seu cliente esteja procurando uma agência e sua agência esteja procurando por um novo cliente, ambos têm suas próprias expectativas individuais. Tenha em mente que o processo de assinatura de um novo cliente pode impactar o valor médio de sua vida útil.

Se você assina um novo cliente e o embarca corretamente, isso deve criar um relacionamento duradouro em ambos os sentidos. Se você tropeçar na fase de embarque e não passar um novo cliente por seus serviços corretamente, há uma chance de seu cliente abandonar sua agência por outra.

Enquanto você pode querer encontrar um novo cliente e a bordo dele o mais rápido possível, seu cliente pode ter ideias diferentes. Cada cliente será diferente em quanto tempo ele vai gastar considerando seus serviços antes de decidir investir em você, portanto, tenha isso em mente.

Para encurtar o processo de integração, as agências devem aprender o máximo possível sobre os clientes desde sua primeira reunião. É vital divulgar a marca de um potencial cliente e descobrir o seu público alvo. Eles têm algum desafio na mídia social? Que métricas eles usarão para medir o sucesso? Eles estão mais interessados em cliques ou conversões?

Descobrir quais são as expectativas do cliente e os objetivos gerais é a melhor maneira de acelerar o processo de assinatura, uma vez que você pode pregar uma proposta mais cedo. Um Relatório HubSpot de 2018 descobriu que 43% das agências não alocam tempo suficiente para o embarque do cliente, e quase 60% das agências batem em uma parede ao encontrar novos clientes.

A melhor maneira de evitar ser uma dessas agências é realizar uma sessão de descoberta com qualquer prospecto que demonstre interesse em seus serviços.

Realizar sessões de descoberta com prospectos para agilizar as coisas

Uma sessão de descoberta será a primeira vez que você se encontra com um cliente para discutir suas necessidades – mas elas não são apenas para clientes.

Estas sessões também são cruciais para que as agências acompanhem rapidamente o processo de inscrição – é o melhor momento para determinar se o cliente é uma boa opção para você. É mais fácil separar e economizar tempo nesta fase do processo, em vez de gastar milhares de dólares montando uma campanha para a qual eles talvez nunca se inscrevam.

A realização de uma sessão de descoberta pode ajudar as agências a descobrir rapidamente informações sobre o orçamento, as expectativas, os clientes e os pontos de dor de um cliente.

Se um cliente tem um plano de marketing existente, pergunte a ele sobre seu orçamento e expectativas, além disso:

  • O que está funcionando em seu plano de marketing atual? O que não está funcionando? Com o que você está lutando?
  • Quem é a pessoa típica do comprador?
  • De onde vem seu tráfego?

Se eles estão começando uma campanha do zero, leve uma lista de perguntas para a reunião e pergunte-lhes tudo. Isto tornará a vida muito mais fácil quando você construir a proposta e a estratégia deles depois:

  • O que eles querem do projeto?
  • Pode ser uma parceria de longo prazo, ou eles podem precisar apenas de seus serviços para o lançamento de um produto.
  • Qual é o cronograma do projeto?
  • O projeto pode ser urgente, esperado ou programado. Descubra para que você não tenha surpresas.
  • Qual é o orçamento do seu cliente?
  • Se eles têm alguma restrição de custo, agora é o momento de descobrir. Ele o ajudará a construir uma proposta que esteja no ponto e de acordo com suas expectativas (que seja assinada mais rapidamente).
  • Quem são os principais interessados?
  • Com quem sua agência deve se comunicar para manter o processo fluindo? Nada irá bloquear a assinatura de um novo cliente mais rapidamente do que não ter uma linha de comunicação com uma parte interessada chave. Ninguém gosta de ser bloqueado por porteiros.

Em seguida, passe o tempo que for necessário na reunião:

  • Examinar os processos comerciais do cliente
  • Saiba o que o cliente espera de sua agência
  • Fornecer-lhes soluções para seus problemas de marketing existentes ou esperados
  • Construa um roteiro do projeto e seus honorários para que eles saibam o que esperar quando sua proposta chegar à caixa de entrada deles.
  • Encontrar todas essas informações é crucial para acelerar a assinatura de novos clientes e evitar uma barragem de e-mails de ida e volta de sua agência solicitando informações perdidas.

2. Depende da experiência de sua agência.

A experiência de sua agência desempenha um grande papel no tempo que leva para a assinatura de novos clientes. Em geral, as agências estão bastante confiantes (79%) quanto ao fechamento de novos clientes em seu funil: assinar novos clientes com experiência de agência.

Então, que bloqueios de estrada as agências com menos experiência enfrentam? O processo de fechamento. Agências experientes têm mais probabilidade de ter um processo definido para adicionar novos clientes ao seu funil de marketing. Por exemplo, ter um catálogo pré-construído de modelos de propostas, orçamentos e modelos de e-mail à sua disposição pode economizar uma tonelada de tempo para sua agência durante o embarque.

Se você não tiver uma lista de verificação, crie uma e certifique-se de que o ponto de contato do potencial cliente esteja no controle da mesma. A lista de verificação deve incluir as informações básicas necessárias para que a bola role na abertura da conta do cliente como modelos de proposta, para que seu representante da agência possa marcar as etapas à medida que o cliente se desloca pelo seu funil.

Dica profissional: Envie imediatamente a um novo cliente em potencial um e-mail de boas vindas e acompanhe com um telefonema, o mais tardar 24 horas após o contato com sua agência. Os clientes precisam de um problema resolvido, e é por isso que eles entraram em contato com você em primeiro lugar. Se você não responder imediatamente, eles procurarão alguém que seja mais rápido.

3. Depende da indústria do cliente.

Como você sabe, alguns clientes são mais rápidos do que outros a assinar. Tudo depende do setor em que eles operam.

O trabalho de agência está espalhado por uma série de indústrias, por isso é importante estar atento a como cada indústria afetará seu tempo de assinatura: assinar novas indústrias clientes.

Por exemplo, se você está assinando uma agência sem fins lucrativos, eles têm que pular através de cargas de burocracia para mostrar sua separação de tarefas para evitar fraudes e cumprir com as diretrizes do setor. Isto atrasará o processo de inscrição. O mesmo vale para clientes de indústrias como a medial, que lidam regularmente com as normas de segurança HIPAA ou com as leis e finanças que devem aderir às leis PCI-DSS.

A indústria farmacêutica, por exemplo, tem alguns dos regulamentos mais rigorosos. Muitas vezes, sua agência não será capaz de promover diretamente um produto sem violar as regulamentações. As agências devem encontrar novas e criativas maneiras de promover o engajamento e a conscientização de seus clientes farmacêuticos.

Por exemplo, muitas empresas usam a mídia social para impulsionar o engajamento da marca, porém, com um produto farmacêutico, isto é mais difícil devido às exigências ao fazer uma reivindicação para um produto.

Por causa disso, muitos marqueteiros usam campanhas sem marca e de conscientização de doenças para impulsionar o engajamento social.

Isto significa que quando você está tentando assinar um cliente na indústria farmacêutica, eles vão querer uma prova de que você pode apresentar campanhas que não só são engajadas, mas também conformes.

Indústrias como comércio eletrônico e software têm menos probabilidade de ter esses bloqueios, especialmente se forem uma empresa iniciante. Estas indústrias não estão ligadas à burocracia legal ou a uma longa lista de tomadores de decisão encarregados de orçamentos. Isto significa que não há tantos obstáculos para que sua agência possa saltar para fechar um negócio.

4. Depende da comunicação

A comunicação constante e eficaz é uma parte fundamental para trazer um novo cliente a bordo. A boa comunicação não só lhe poupará tempo com expectativas, mas também pode guiar seu novo cliente para o tipo de tempo que sua agência espera que ele venha a bordo.

Passo 1: Estabeleça um ponto de contato direto

Assim que um potencial cliente demonstrar interesse em assinar com você, dê a ele um ponto de contato direto. Isso economizará tempo se o cliente tiver alguma dúvida sobre serviços ou preços, pois pode contatar diretamente seu representante de agência designado.

Passo 2: Estabeleça uma ferramenta de comunicação preferida e um cronograma

Uma vez reunidas as informações de contato de um possível cliente, pergunte a ele qual é seu canal de comunicação preferido. Quer seja e-mail, telefone, Google Hangouts ou Slack, trabalhe com o cliente em seu nível para que uma linha de comunicação seja mantida tão aberta quanto possível.

Em seguida, estabeleça-os em um cronograma de comunicação para que eles saibam quanto tempo você espera que leve para inscrevê-los na sua agência.

Por exemplo, na semana em que você poderia ler “reunião e sessão de descoberta” no diário de seu potencial cliente. E então, a segunda semana poderia ser “finalizar a estratégia e os custos do projeto” e finalmente, a terceira semana poderia parecer como “assinatura final do contrato e início do processo de embarque”. Seu cliente saberá com que rapidez você espera que as coisas avancem, mas também haverá tempo para que ele reveja quaisquer estratégias ou propostas entre os marcos.

Para que um cronograma de comunicação funcione sem problemas, pergunte ao seu cliente:

Quando eles estão disponíveis para serem contatados?

Neste momento, informe também ao cliente quando seu ponto de contato direto estiver disponível. Ter tudo esclarecido desde o início ajudará a facilitar um processo mais suave e rápido quando você estiver passando por estratégias e contratos.

5. Depende da tecnologia que uma agência está utilizando

A pilha de tecnologia de uma agência afetará a rapidez com que um cliente é assinado. Mesmo antes de um cliente ser assinado e embarcado, o tech pode ajudar uma agência a manter-se no caminho certo com listas de verificação pré-formatadas e formulários pré-construídos: assine novos clientes Instapage software.

Se um cliente preenche a documentação necessária usando um formulário pré-construído, ele pode reduzir o tempo que um funcionário levaria para inserir manualmente seus dados em seu sistema. Pode parecer uma pequena vitória, mas cada pequeno hack ajuda a reduzir o tempo de assinatura de um novo cliente.

Pense em qualquer tarefa repetitiva que sua agência faça (por exemplo, e-mails e propostas bem-vindos) e depois considere se ela pode ser automatizada. Se sim, encontre uma maneira de fazer isso e economize uma tonelada de tempo para sua equipe. Você pode configurar novos processos de clientes em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como a Trello para que sua equipe de agência possa seguir os passos até que seu cliente esteja no final do seu funil: assine o software Trello para novos clientes.

Como muitas ferramentas de gerenciamento de projetos, Trello pode salvar modelos para que sua equipe possa enviar formulários de inscrição e papelada facilmente. Você também pode salvar modelos para campanhas PPC ou gerenciamento de anúncios no Facebook para que sua agência possa construir uma proposta à velocidade da luz sem perder nenhuma qualidade.

Um processo passo a passo como este assegurará que cada base seja coberta quando você estiver tentando entrar a bordo de um novo cliente. E, como cada passo é formalizado, nada será perdido.

6. Que época do ano é esta?

Você pode não considerar a época do ano um fator, mas ela pode desempenhar um papel no quão rápido – ou lento – os clientes assinam um acordo. Durante o período de férias, por exemplo, as empresas podem estar fora do escritório, o que significa atrasos nas respostas às comunicações por e-mail e telefone. Além disso, com o fim do ano, elas podem já ter gasto todo o seu orçamento de marketing. Ambas são razões legítimas, as perspectivas podem levar mais tempo para assinar um acordo com você.

Contraste que com o início de um novo ano, e o processo de assinatura do cliente poderia ser mais rápido porque as empresas retornam das férias, respondem mais rapidamente às consultas e podem ter mais orçamento a alocar em parceria com uma agência como a sua.

O tempo necessário para assinar novos clientes depende de sua agência.

O prazo de assinatura de novos clientes depende de uma variedade de fatores, mas também é altamente dependente de sua equipe.

Se você está fazendo tudo certo: realizar reuniões de descoberta, confiar no fechamento de clientes e ter uma sólida pilha de tecnologia para automatizar seus processos, você deve estar assinando clientes com relativa rapidez.

Entretanto, não ter um processo estabelecido para reuniões, enviar exemplos de estratégia, ou mesmo ter um atalho para escrever propostas pode arrastar o tempo que leva para fechar um negócio.

Pense em maneiras que sua agência possa automatizar tarefas e agilizar o processo de assinatura de clientes. Não será apenas um passo positivo para sua equipe – seus clientes também terão uma experiência mais suave desde suas primeiras interações com sua agência.

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